Положение об обработке и защите персональных данных

1. Общие положения

1. Положение об обработке персональных данных (далее - Положение) издано и применяется Обществом с ограниченной ответственностью «ЕвроТрансЭкспедиция» (далее - Оператор) в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Настоящее Положение определяет политику, порядок и условия Оператора в отношении обработки персональных данных Оператора, устанавливает процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных Оператора.

Все вопросы, связанные с обработкой персональных данных, не урегулированные настоящим Положением, разрешаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных.

2. Целью обработки персональных данных является:

- обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

- продвижение товаров, работ, услуг Оператора на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи;

- достижение иных целей, связанных с обработкой и защитой персональных данных в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

3. Действие настоящего Положения не распространяется на отношения, возникающие при:

1) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

2) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.

4. Обработка персональных данных организована Оператором на принципах:

- законности целей и способов обработки персональных данных, добросовестности и справедливости в деятельности Оператора;

- ограничения обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

- достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

- обработки только персональных данных, которые отвечают целям их обработки. Недопустима обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

- соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

- недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой;

- обеспечения точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

- хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и настоящим Положением.

6. Способы обработки персональных данных:

- с использованием средств автоматизации;

- без использования средств автоматизации.

7. Сотрудники Оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должны быть ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, с данным Положением и изменениями к нему.

8. При обработке персональных данных Оператор применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

9. Режим конфиденциальности персональных данных Оператор обеспечивает в соответствии с действующим законодательством РФ.

10. Контроль за соблюдением сотрудниками Оператора требований законодательства Российской Федерации и положений локальных актов Оператора организован в соответствии с действующим законодательством РФ.

11. Оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Оператором требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", определяется в соответствии со ст. ст. 15, 151, 152, 1101 Гражданского кодекса Российской Федерации. Соотношение указанного вреда и принимаемых Оператором мер, направленных на предупреждение, недопущение и/или устранение его последствий, устанавливается Оператором в соответствии с действующим законодательством РФ.

12. Опубликование или обеспечение иным образом неограниченного доступа к настоящему Положению, иным документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных Оператор проводит в соответствии с действующим законодательством РФ.

13. Условия обработки персональных данных Оператором:

1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей;

3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;

4) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

5) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;

6) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

7) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно. Обработка персональных данных, касающихся состояния здоровья, полученных в результате обезличивания персональных данных, допускается в целях повышения эффективности государственного или муниципального управления, а также в иных целях, предусмотренных Федеральным законом от 24.04.2020 N 123-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального регулирования в целях создания необходимых условий для разработки и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъекте Российской Федерации - городе федерального значения Москве и внесении изменений в статьи 6 и 10 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом от 31.07.2020 N 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации", в порядке и на условиях, которые предусмотрены указанными федеральными законами;

8) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, в том числе в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 03.07.2016 N 230-ФЗ "О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон "О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях", либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

9) обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

10) обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в ст. 15 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", при условии обязательного обезличивания персональных данных;

11) обработка персональных данных, полученных в результате обезличивания персональных данных, осуществляется в целях повышения эффективности государственного или муниципального управления, а также в иных целях, предусмотренных Федеральным законом от 24.04.2020 N 123-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального регулирования в целях создания необходимых условий для разработки и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъекте Российской Федерации - городе федерального значения Москве и внесении изменений в ст. ст. 6 и 10 Федерального закона "О персональных данных", в порядке и на условиях, которые предусмотрены Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", и Федеральным законом от 31.07.2020 N 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации", в порядке и на условиях, которые предусмотрены указанными федеральными законами;

12) осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

14. Оператор на основании договора может поручить обработку персональных данных третьему лицу. Существенным условием такого договора является наличие права у данного лица на обработку персональных данных, обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.

15. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

16. Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти по вопросам обработки и защиты персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются Оператором, осуществляется в рамках законодательства Российской Федерации.

2. Понятие и состав персональных данных

1. Под персональными данными понимается любая информация о субъекте персональных данных, необходимая Оператору в связи с исполнением им договорных обязательств и обязательств, вытекающих из требований законодательства РФ.

2. Состав персональных данных, обработка которых осуществляется, может включать в себя следующие документы и сведения:

- Фамилия, имя, отчество

- Фамилия при рождении (либо другие фамилии, если были)

- Фамилия, имя в латинской транскрипции, как они указаны в заграничном паспорте

- Год, месяц и число рождения

- Место рождения

- Гражданство при рождении

- Гражданство в настоящее время

- Пол

- Семейное положение

- Фамилия, имя отца

- Фамилия, имя матери

Данные об общегражданском паспорте Российской Федерации:

- Серия и номер общероссийского паспорта

- дата его выдачи

- наименование органа, выдавшего паспорт

- срок действия общероссийского паспорта либо свидетельства о рождении

Данные о заграничном паспорте Российской Федерации:

- Серия и номер заграничного паспорта

- дата его выдачи

- наименование органа, выдавшего паспорт

- срок действия

- Свидетельства о рождении (для несовершеннолетних граждан)

- Адрес регистрации

- Адрес электронной почты

- Домашний и контактный (мобильный) телефоны

Данные о работодателе и работе:

- наименование, адрес и телефон работодателя

- должность в настоящее время

- размер заработной платы

Данные об учебном заведении (для школьников и студентов):

- наименование, адрес и телефон учебного заведения

- Изображение (фотография) Клиента

- Сведения о получении пенсии и о том, кто оплачивает поездку пенсионеру (для пенсионеров)

- Даты прошлых выездов в страну планируемого посещения или в группу определенных стран

- Сведения о прошлых депортациях из страны планируемого посещения либо иных нарушений законодательства иностранных государств

- Копии претензий и исковых заявлений, относящиеся к клиентам

- Копии ответов на претензии и копии возражений на исковые заявления, относящиеся к Клиентам.

3. Конфиденциальность персональных данных

1. Документы и сведения, перечисленные в статье 2 настоящего Положения, и содержащие информацию о персональных данных, являются конфиденциальными. Оператор обеспечивает конфиденциальность персональных данных, и обязан не допускать их распространения без согласия субъектов персональных данных, либо наличия иного законного основания.

2. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

4. Порядок обеспечения оператором прав субъекта персональных данных

1. Субъекты персональных данных или их представители обладают правами, предусмотренными Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и другими нормативно-правовыми актами, регламентирующими обработку персональных данных.

2. Оператор обеспечивает права субъектов персональных данных в порядке, установленном главами 3 и 4 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

3. Полномочия представителя на представление интересов каждого субъекта персональных данных подтверждаются доверенностью, оформленной в порядке ст. ст. 185 и 185.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, ч. 2 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации или удостоверенной нотариально согласно ст. 59 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом Российской Федерации от 11.02.1993 N 4462-1).

4. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами.

5. Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, а также в целях политической агитации допускается только при условии предварительного согласия субъекта персональных данных. Согласие может быть устным или письменным.

6. Индивидуальное устное общение с потенциальными потребителями или агитируемыми лицами производится по специально выделенной телефонной линии Оператора.

7. Для письменного согласия достаточно простой письменной формы.

Указанная обработка персональных данных признается осуществляемой без предварительного согласия субъекта персональных данных, если Оператор не докажет, что такое согласие было получено.

8. Оператор обязан немедленно прекратить по требованию субъекта персональных данных обработку его персональных данных, указанную в ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

9. Решение, порождающее юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных федеральными законами Российской Федерации, устанавливающими также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.

10. Оператор обязан устно, а по письменному требованию субъекта персональных данных или его представителя - письменно, разъяснить субъекту персональных данных порядок принятия решения на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты субъектом персональных данных своих прав и законных интересов.

11. Оператор обязан предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных, по месту своего расположения в рабочее время.

12. Оператор в течение 10 дней с момента исправления или уничтожения персональных данных по требованию субъекта персональных данных или его представителя обязан уведомить его о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

13. При трансграничной передаче персональных данных их перевод на другие языки осуществляется в порядке, согласованном Оператором с иностранным контрагентом.

5. Порядок обработки персональных данных

1. Цель обработки персональных данных определяет исполнительный орган Оператора.

2. На основании заданной цели определяются задачи, сроки, способы и условия обработки персональных данных, перечень причастных и ответственных лиц. Такие задачи, сроки, способы, условия, лица утверждаются распоряжением Оператора.

3. Оператор обязан:

организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых Оператором, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

осуществлять внутренний контроль за соблюдением его подчиненными требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

доводить до сведения сотрудников Оператора положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

организовать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов;

в случае нарушения требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.

4. Оператор вправе:

иметь доступ к информации, касающейся порученной ему обработки персональных данных и включающей:

цели обработки персональных данных;

категории обрабатываемых персональных данных;

категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

правовые основания обработки персональных данных;

перечень действий с персональными данными, общее описание используемых у Оператора способов обработки персональных данных;

описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

дату начала обработки персональных данных;

срок или условия прекращения обработки персональных данных;

сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации;

привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, иных сотрудников Оператора с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.

5. Обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных осуществляются Оператором по следующей процедуре:

- ежегодно осуществляется экспертиза ценности дел (документов), содержащих персональные данные, постоянного и временного сроков хранения.

- По окончании процедуры уничтожения структурным подразделением составляется акт об уничтожении документов, в учетных формах (номенклатурах дел, журналах) проставляется отметка об их уничтожении, пишется словами или проставляется штамп "Уничтожено. Акт (дата, N)", заверяется подписью членов специальной комиссии, гражданского служащего или работника, осуществляющего учет документов, содержащих персональные данные.

- Уничтожение выделенных документов на бумажных носителях осуществляется с помощью бумагорезательной машины путем измельчения документов на куски, гарантирующего невозможность восстановления текста.

Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

6. Доступ к персональным данным

1. Право доступа к персональным данным имеют:

- Генеральный директор;

- главный бухгалтер;

- Работники ООО «ЕвроТрансЭкспедиция», допущенные к обработке персональных данных;

- субъекты персональных данных.

7. Ответственность за разглашение информации, содержащей персональные данные

1. Оператор несет ответственность за разработку, введение и действенность соответствующих требованиям законодательства норм, регламентирующих получение, обработку и защиту персональных данных.

2. Руководитель подразделения несет персональную ответственность за соблюдение сотрудниками его подразделения норм, регламентирующих получение, обработку и защиту персональных данных.

3. Каждый сотрудник Оператора, получающий для работы документ, содержащий персональные данные, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

4. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

8. Список использованных законодательных и нормативных актов

Разработка настоящего Положения осуществлена в соответствии со следующими нормативными документами:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон от 19 декабря 2005 года № 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы «О защите физических лиц при автоматической обработке персональных данных»

Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 года № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена»

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»