Вся боль импортёров или что делать с отделом ВЭД?

опубликовано:
10.02.2022

Чтобы ввезти что-либо из-за рубежа, нужно хорошо подготовиться. Кроме знания законодательной базы РФ и страны, из которой вы собираетесь импортировать товар, необходимо быть уверенным в добросовестности поставщика и качестве продукции, знать основы ценообразования, разбираться в условиях поставки Инкотермс и особенностях международных перевозок. Также важно понимать, какой будет упаковка, маркировка, вес нетто/брутто, объем, размер товарной партии. Необходимо проанализировать много другой информации, которая поможет исключить риски, связанные с недостоверным декларированием.

При заключении внешнеэкономических сделок важно держать на контроле еще несколько звеньев цепи поставки: бухгалтерия и финансы, валютный контроль, оформление деклараций на товары, получение разрешительных документов, своевременные и корректно рассчитанные таможенные платежи и множество других задач, которые должны выполняться специалистами ВЭД. Если бухгалтерия неопытна во внешнеэкономической деятельности то, вероятнее всего, не знает, как правильно оформить УПД, какие документы нужны для открытия валютного счета и как рассчитываются таможенные платежи и пополняется ЕЛС. Поэтому у компаний, ведущих внешнеэкономическую деятельность, часто возникает резонный вопрос: держать в штате специалистов или воспользоваться услугой на аутсорсе?

Аутсорсинг – это передача специализированной логистической компании бизнес-процессов, которые связаны с закупкой товаров, дальнейшей транспортировкой, получением разрешительной до- кументации и оформлением на таможне процедур импорта или экспорта.

Так стоит ли держать свой отдел ВЭД? Вопрос индивидуальный и зависит от многих факторов. В первую очередь от прибыли, которую собственник бизнеса планирует получить при выходе на внешние рынки.

Кому нужен свой отдел ВЭД

Вы расширяете бизнес, осваиваете иностранные рынки и на 100% уверены в получении прибыли. Свой отдел ВЭД станет хорошим решением. Важно нанять на работу логиста или юриста с опытом работы сопровождения компаний по ВЭД. Но в начале пути вам все равно понадобится консультация таможенного представителя.

Если у вас регулярные поставки, и вы не планируете расширять рынок, обязательно рассчитайте трудозатраты, возможно, вам не нужен отдел ВЭД. Отличным решением станет аутсорсинг.

Формирование полноценного отдела ВЭД занимает много времени

– от 3 до 12 месяцев. И если вы в начале пути и у вас много заказов, один специалист не справится с объемом, без профессионального аутсорсинга ВЭД не обойтись. Даже если вы зададитесь целью найти опытных специалистов в штат, это сложная задача – их мало. Это должен быть квалифицированный специалист с опытом, соблюдающий сроки, так как все внешнеторговые контракты обычно имеют жесткие условия.

Выбирая подрядчика на аутсорсе, обращайте внимание на возраст компании, количество сотрудников, успешных дел в сфере импорта и экспорта.

Если взять нашу компанию в качестве примера, то для оптимизации работы создано несколько самостоятельных отделов: отдел таможенного оформления, логистики, юридический отдел, бухгалтерия, в штате есть специалисты по сопровождению сделок. При правильной организации процессов и при работе квалифицированных и опытных специалистов груз не застрянет на СВХ из-за неправильно оформленной декларации.

Какие услуги можно передать на аутсорсинг?

1.    Анализ рынка (оценка перспектив и рисков компании на иностранном рынке).

2.    Поиск иностранных партнеров, ведение переговоров, проведение финансовых операций, транспортировка товаров (логистические услуги).

3.    Сертификация, таможенное оформление (получение международных сертификатов, разрешений, товаросопроводительной документации).

4.    Контроль импортно-экспортных операций.

5.    Логистика под ключ.

Чтобы передать решение этих вопросов на аутсорсинг, необходимо заключить агентский договор с аутсорсером или договор поставки.

Сколько будет стоить содержание отдела ВЭД

Стоимость содержания отдела ВЭД надо обязательно просчитать до того, как нанимать сотрудников. Если потом будет перерасход финансов, сложно будет объяснить, почему так непрофессионально вы подошли к решению вопроса по организации ВЭД на предприятии.

Итак, рассмотрим отдел, состоящий из руководителя, декларанта, логиста, юриста и бухгалтера. Мы не учитываем расходы на обустройство рабочего места, а только оплату труда*:

руководитель отдела – 130 000 р.;

декларант – 90 000 р.;

международный логист – 80 000 р.;

юрист с опытом в международной логистике – 100 000 р.; бухгалтер с опытом ВЭД – 80 000 р.

Итого – 480 000 р.

Также необходимо учесть ежемесячные расходы на НДФЛ, социальное страхование в среднем 30% от ФОТ – 144 000 р. В итоге получаем примерно 624 000 руб. в месяц. Примерно во столько обойдется собственный отдел ВЭД.

*За основу взята оплата по рынку в г. Москве из популярного рекрутмента.

Сколько будет стоить аутсорсинг ВЭД

В среднем аутсорсинговые компании берут комиссию от 3 до 5% от стоимости инвойса или от стоимости общих затрат.

Чтобы было легче определиться с выбором, рассмотрим плюсы и минусы собственного отдела ВЭД и аутсорса.

Плюсы и минусы собственного отдела ВЭД

Плюсы:

1.      Создание стратегической компетенции в компании

2.      Контроль процесса международной поставки, начиная от выбора поставщика и заканчивая получением товара на складе покупателя

Минусы:

1.      Нужны большие затраты, на оптимизацию и слаженную работу собственного отдела ВЭД может

понадобиться от 3 до 12 месяцев и больше

2.      Нужно постоянно контролировать каждый этап международной грузоперевозки

3.      Есть вероятность попасть на штрафы из-за небольшого опыта, незнания сотрудниками законодательства и т.д.

4.      Подготовленные вами специалисты могут уйти к конкурентам.

Аутсорсинговая компания, занимающаяся вопросами ВЭД, избавит компанию от головной боли, уменьшит риски внешнеэкономической деятельности. Если нужно заказчику, то все документальные бизнес процессы могут проходить через компанию подрядчика, аутсорсера. 

Рассмотрим плюсы и минусы удаленного сопровождения.

Плюсы:

1.   Возможность воспользоваться полным циклом услуг

2.   Быстрый поиск товаров, заключение договоров на поставку

3.   Большой опыт работы, узкая специализация на ВЭД

4.   Как правило, у компаний-аутсорсеров много проработанных маршрутов и транспортных агентов, что существенно снижает стоимость логистики и оптимизирует время доставки груза

5.   Сокращение сроков доставки товара, снижение рисков при транспортировке товара из-за границы, так как у подрядчиков уже есть опыт работы

6.   Возможность гибкой интеграции с бизнес- процессами клиента.

Минусы:

1.      Риск выбрать ненадежного партнера

2.      Подрядчик может хорошо разбираться в логистике, но плохо в техническом подборе нужных товаров

3.      Нет гарантии, что вашим вопросом займутся в первую очередь. Если у компании много клиентов, то у вашей заявки может быть не первый приоритет.

Мы разобрали общие факторы – каждый случай индивидуален. Именно поэтому необходимо комплексно рассматривать каждую компанию с учетом ее целей. Главное, на что необходимо обратить внимание при выборе подрядчика для ВЭД, – это цели заказчика. Прежде всего это избавление от штрафов, неустоек, дополнительных затрат, возникающих по вине неквалифицированных сотрудников. Именно поэтому, выбирая подрядчиков по ВЭД учитывая, сколько компания работает на рынке, обзвоните клиентов компании, обязательно проведите встречу со специалистом, который будет вести вашу фирму, руководителем. При посещении офиса аутсорсера обратите внимание на атмосферу, которая там царит. Так вы сможете сделать выводы о добросовестности компании, которой собираетесь передать на аутсорсинг ВЭД.

Будьте внимательны. Так вы избежите множества проблем и не потеряете деньги.

Кирилл Рассадкин

Генеральный директор ЕвроТрансЭкспедиция